Bien qu’à notre époque, la tendance soit à la numérisation des documents et au stockage numérique, de nombreuses entreprises produisent et conservent toujours des documents papier, par obligation ou par praticité. Contrats, factures, courriers… dans certains métiers l’archivage papier est toujours incontournable, pas toujours facile à gérer.
Ces documents stockés en grande quantité encombrent les locaux, leur rangement pour un accès facile et rapide n’est pas des plus aisés, et la perte de certaines archives peut être lourde de conséquences.
L’importance d’un bon système de gestion des archives papier
La gestion des archives papier en entreprise fait face à plusieurs enjeux :
Légalité et conformité
Certains types de documents sont soumis à une durée minimale de stockage, fixée par la loi. Une erreur ou une mauvaise gestion des délais d’archivage, un désarchivage trop précoce, peuvent exposer l’entreprise à des sanctions.
Optimisation de l’espace de stockage
L’espace de stockage en entreprise est souvent limité, et les archives papier prennent beaucoup de place lorsqu’elles s’accumulent au fil des années. L’externalisation du stockage des archives en garde-meuble ou box de stockage, la numérisation, ou le désarchivage régulier permettent de gagner de la place dans les locaux.
Pour la sécurité et la confidentialité des données
Selon le type d’entreprise, les archives peuvent contenir des données sensibles et confidentielles. C’est le cas par exemple des archives de notaires, archives d’avocats, mais aussi des archives médicales ou encore de services RH en entreprise. Les documents doivent être bien gérés et stockés en sécurité. Leur destruction doit également se faire de manière sécurisée et en garantissant la confidentialité.
Pour cela, il est important de faire appel à une entreprise de désarchivage sérieuse qui garantira la destruction des documents en toute sécurité.
Pour un accès facile et rapide aux informations
Lorsque les salariés des entreprises ont besoin d’accéder aux archives, un bon système de rangement est indispensable pour trouver rapidement les papiers recherchés. Les archives doivent également être conservées dans de bonnes conditions de stockage, à l’abri de l’humidité.
Externaliser le stockage des archives en entrepôt sécurisé
Les entreprises qui manquent de place pour stocker leurs archives peuvent faire appel à des entreprises de stockage, en garde-meuble sécurisé. La location de box de stockage aménagé avec des étagères adaptées aux archives, permet de conserver d’importantes quantités de documents dans un environnement sécurisé et à l’abris de l’humidité.
Ces entreprises qui proposent souvent des services de collecte et transport des archives, peuvent également ranger les boîtes d’archives dans les box, et même gérer leur destruction lorsque vous le demandez.
Le box de stockage pour les archives a plusieurs avantages :
– Un accès facile à de larges horaires d’ouverture
– Un stockage sécurisé, les bâtiments étant le plus souvent sous alarme et vidéo-surveillance, et accessibles par un code d’accès personnel
– De bonnes conditions de stockage
Ces avantages sont accessibles en louant un box dans les deux garde-meubles d’Alternativ’ Stockage, à Mâcon et Bourg-en-Bresse.
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Désarchivage : quand et comment faire évacuer ses archives
En France, chaque type de document a une durée de conservation légale.
Quelques exemples :
| Type de document | Durée légale de conservation |
| Factures clients/fournisseurs | 10 ans |
| Contrats commerciaux | 5 à 10 ans selon le cas |
| Documents comptables | 10 ans |
| Bulletins de paie | 5 ans (copie employeur) |
| Registre du personnel | 5 ans minimum |
| Documents fiscaux | 6 ans |
| Documents sociaux (URSSAF, etc.) | 3 à 6 ans |
Il est nécessaire de se référer aux textes officiels afin d’obtenir des informations à jour.
Lorsque vous demandez à une entreprise de gérer l’évacuation et la destruction de vos archives, elle devra vous remettre un certificat de destruction à l’issue de la prestation.